美丽深圳公益基金会档案管理制度

档案是全面反映基金会管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。为加强美丽深圳公益基金会（以下简称美丽深圳基金会）对档案的管理和收集、整理工作，提高日常归档质量，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的相关规定及美丽深圳基金会的实际工作情况，制定本制度。

第一章管理规范

第一条美丽深圳基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、协议、内外行文图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

第二条根据美丽深圳基金会工作现状，须归档的文件材料包括：

（一）综合管理，包含美丽深圳基金会内部管理规章制度,理事会成员资料、基金会年度工作计划、工作总结等文件资料，以及大事记、年报、通讯、宣传材料、年检报告、公章使用等信息资料；

（二）人力资源管理，包含人力资源管理制度、员工名册及入职信息等资料；

（三）项目管理，包含各类资助项目制度、项目申请及结项报告等资料；

（四）捐赠管理，包含捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠项目评估报告等资料；

（五）合同协议，包含美丽深圳基金会与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的协议书、合同书等；

（六）往来文件，包含美丽深圳基金会与外部单位形成的各种往来文书，外单位重要来文，美丽深圳基金会的发函等文书；

（七）活动宣传，包含各类宣传、大型活动的策划方案、讲话发言稿、新闻稿，以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料；

（八）财务管理，包含财务管理制度、年度财务收支审计报告、财务统计分析等资料；

（九）资产管理，包括资产管理制度、资产评估报告、资产统计分析等材料；

（十）各层级会议，包括美丽深圳基金会与业务主管单位会议、理事会会议、秘书处工作会议、与外部单位联络会议等会议材料。

第三条档案编号以职能部门工作实际情况归类，采取“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

第四条归档后填写相关《档案管理登记表》。

第五条美丽深圳公益基金会档案整理实行“双套制”归档，即纸质文件归档时，应同时归档其对应的电子文件（包含扫描件）。归档率、完整率、合格率均应达到95%以上，以便利用查考。

第六条档案存放位置标识清楚，便于查找。

第七条档案管理人员必须经常检查档案保管情况，及时修复破损、变质档案。

第八条档案保存期限除政府有关法令或基金会其他规章制度规定者外，一律按照下列规定办理：

（一）永久保存：基金会章程，理事名册，理事会会议纪要，基金会证照，各级批文，印鉴，年度财务报表，规章制度，不动产所有权证及其他债权凭证，人事资料，大型活动图片，音像资料以其它核定须永久保存的文书；

（二）二十年保存：会计凭证，其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)；

（三）五年保存：期满或解除的合同协议，完结后的项目方案，其它经核定须保存五年的文书；

（四）一年保存：部门工作计划及工作总结，完结后的部门请求报告，完结后无长期保存必要文书。

第九条应建立档案借阅制度与公开保密制度，提供便捷的信息资源检索工具，进行档案信息公开和合理封闭。

第十条因工作需要调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相关领导人批准后方可调阅。跨部门档案调阅须秘书长批准。

第十一条档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。借阅时间最长不超过1个工作日。

第十二条《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

第十三条如调档内容更改，调档时间延长，应按调档程序重新办理。

第十四条需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相关领导人批准后方可销毁。

第十五条销毁档案须两人以上人员共同完成，秘书处指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》，档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。

第十六条《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，办公室一份。

第十七条所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

第十八条本制度最终解释权归美丽深圳基金会秘书处。